Benutzung von Outlook mit dem KONSEC Konnektor

Microsoft Outlook stellt mit dem KONSEC Konnektor und dem Kolab Server die volle Groupwarefunktionalität zur Verfügung.

Zusätzlich können Sie einzelne Ordner, Kalender oder Adressbücher für andere Benutzer freigeben und auf freigegebene Ressourcen anderer Benutzer zugreifen.

Innerhalb von Outlook lässt sich die Synchronisation mit dem Kolab Server für jeden Ordner separat ein- und ausschalten.

Freigabe Ihrer Ordner für andere Benutzer

Wollen Sie einem anderen Benutzer einen oder mehrere Ordner zur Verfügung stellen, müssen diese freigegeben werden. Klicken Sie hierzu auf den Ordner, den Sie freigeben möchten (z. B. Ihren Kalender) und drücken die rechte Maustaste. Klicken Sie dann auf Eigenschaften.

Der Dialog „Eigenschaften“

Klicken Sie auf den Reiter KONSEC Konnektor.

Funktionsübersicht des Reiters „KONSEC Konnektor“

Name: Pfad und Name des Ordners auf dem Kolab Server

Status: Es können drei verschiedene Status für jeden Ordner ausgewählt werden.
- Offline-Modus nicht mit Server synchronisieren
- Daten vom Server lesen lokale Inhalte überschreiben
- Online-Modus mit Server synchron halten

Meine Rechte: Beschreibung der Zugriffsrechte auf den Ordner. Möglich sind
- Vollzugriff
- Lesen und Schreiben
- Lesen und Hinzufügen
- Lesen
- Anonymer Lesezugriff
- Versteckter Lesezugriff

Freigaben editieren: Hier können Sie Ihre Ordner anderen Benutzern freigeben
Bitte beachten Sie das der Kolab Benutzername verwendet werden muss. (z.B. jemand(at)kolab.domain.de)

Freebusy Relevanz: Hier können Sie definieren für wen Freebusyinformation auf dem Server erzeugt werden sollen. Wenn Sie z.B. den primren Kalender für eine Sekretärin zum Lesen freigeben und "Freebusy nur für Admins" auswählen wird verhindert, dass die darin enthaltenen Termin in der Freebusy Ansicht für die Sekretärin unnötig erscheinen. Im Gegensatz dazu ist es häufig erwünscht, dass Projektkalender für alle Mitglieder einer Projektgruppe Freebusy relevant sind.

Freigaben einrichten

Drücken Sie auf den Button Freigaben editieren in der Karteikarte „KONSEC Konnektor“ im Dialog „Eigenschaften“ des Kontextmenüs vom ausgewählten Ordner.

Der Dialog „Freigaben“ wird geöffnet.

Standardmäßig haben Sie selbstverständlich auf Ihren eigenen Ordnern das Recht Vollzugriff.

Um nun anderen Benutzern die Erlaubnis zu geben, auf Ihren Ordner zuzugreifen klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Tragen Sie nun den Benutzer, dem Sie das Zugriffsrecht gewähren wollen, in dem Feld Benutzername ein. (z.B. jemand@kolab.domain.de)

Die Zugriffsrechte

Lesen: Der Ordner wird angezeigt und der Benutzer kann den Inhalt
des Ordners lesen.

Lesen und Hinzufügen: Der Ordner wird angezeigt, der Benutzer kann den Inhalt lesen und neue Einträge erzeugen. Aber keine Einträge löschen oder editieren.

Lesen und Schreiben: Der Ordner wird angezeigt, der Benutzer kann den Inhalt lesen und neue Einträge erzeugen, zusätzlich kann er Einträge löschen und editieren.

Vollzugriff: Der Benutzer bekommt die vollen Rechte über diesen Ordner. Kann also Zugriffsrechte editieren, neue Unterordner anlegen und löschen, Einträge anlegen und löschen, etc.

Anonymer Lesezugriff: Um diesen Ordner zu betrachten ist keine Anmeldung notwendig. Der Anwender kann anonym die Daten einsehen.

Versteckter Lesezugriff: Dieses Recht verbirgt den Ordner in der Freigabeliste. Ein Anwender der den Ordnernamen aber kennt, kann diesen aber von Hand abonnieren.

Tipp: Eine Multiselect-Auswahl (mehrere Benutzer gleichzeitig auswählen) ist möglich.

Wählen Sie ein entsprechendes Recht aus und klicken Sie auf OK.

Verlassen Sie den Eigenschaften-Dialog mit OK

Abonnieren von freigegebenen Ordnern

Wenn Sie einen Ordner von einem anderen Benutzer in Ihr Outlook einbinden wollen, müssen Sie den entsprechenden Ordner erst abonnieren.

Klicken Sie hierzu auf Extras > IMAP-Ordner synchronisieren (siehe Abbildung)

Das Fenster IMAP Ordner öffnet sich. Ihnen werden nun, die zur Verfügung stehenden Ordner angezeigt.

Unter „INBOX“ befinden sich Ihre eigenen Ordner. Unter „user“ sind alle für Sie freigegebenen Ordner anderer Benutzer aufgelistet.

Um einen freigegebenen Ordner zu abonnieren klicken Sie auf den entsprechenden Benutzer und markieren den gewünschten Ordner (oder mehrere). Bestätigen Sie abschließend Ihre Auswahl mit OK.

Outlook Ansicht nach Abonnieren eines Ordners

Sämtliche abonnierten Ordner werden entsprechend ihrer Stammbenutzer unter „Freigegebene Ordner“ in Outlook eingeblendet. Entsprechend den Ihnen gewährten Rechten können Sie die abonnierten Ordner benutzen.

Darstellung von freigegebenen Ordnern

Bei freigegebenen Ordnern, insbesondere bei Kalendern oder Ordnern für Kontakte ist es sinnvoll, den Eigentümer im Ordnernamen darzustellen, um die Ordner unterscheiden zu können.

Um für einen freigegebenen Ordner diese Funktion zu aktivieren, öffnen Sie die Karteikarte „KONSEC Konnektor“ im Dialog „Eigenschaften“ des Kontextmenüs des ausgewählten Ordners,

und wählen Sie den Punkt „Eigentümer im Namen anzeigen“ aus. Die Option ist nur für freigegebene Ordner aktiviert.

Bitte beachten Sie, dass das Umbenennen des Ordners nicht möglich ist, wenn der Eigentümername eingeblendet wird.

Die KONSEC Konnektor KQueue

Die KQueue verwaltet die Synchronisation zwischen dem Offline-Cache auf der Festplatte Ihres Rechners und dem Kolab Server. Sie haben die Möglichkeit den Zustand der Verbindung abzufragen.

Die KQueue finden Sie im Infobereich von Microsoft Windows.

Zustand der KQueue:

= Online

= Offline

Die KQueue Buttons:

Mittels eines Rechtsklicks auf das KQueue Icon und klick auf den Menüpunkt „Eigenschaften“ erhalten Sie den KQueue Eigenschaften Dialog.

Aktualisieren: Aktualisiert die KQueue Anzeige

Verbinden: Stellt eine Verbindung mit dem Kolab IMAP Server her

Trennen: Trennt die Verbindung zum Kolab IMAP Server

Online bleiben: Sorgt für eine bleibende Verbindung mit dem Kolab IMAP Server

« Zurück  |  Übersicht  |  Weiter »